Con la expedición de La Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.
PROAGROCAFÉ S.A.S., Sociedad colombiana identificada con NIT 891.902.949-8, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su decreto reglamentario número 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, garantiza la protección de derechos como el hábeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen.
DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Responsable: Sociedad Promotora Agroindustrial Cafetera S.A.S. – PROAGROCAFÉ
Domicilio: Carrera 5 #13-46 P13 Cali – Valle del Cauca
Email: proagrocafe@proagrocafe.com
Teléfono: 8823256 Extensión 217
DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS
PROAGROCAFÉ S.A.S. aplicará los principios que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
- Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
- Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recopilados por PROAGROCAFÉ S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizar el derecho del Titular a obtener de PROAGROCAFÉ S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
- f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de PROAGROCAFÉ S.A.S., será de medio.
- g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la organización, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
- h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, o de cualquier otro tipo, suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios, para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS
PROAGROCAFÉ S.A.S. recopila en sus bases de datos la siguiente información general: nombres y apellidos, número y tipo de identificación, sexo, dirección física y electrónica, ciudad, departamento, país y teléfonos de contacto.
PROAGROCAFÉ S.A.S. también almacenará datos específicos, dependiendo del tipo de base de datos, como por ejemplo en las bases de datos de empleados se incluye adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, así como datos sensibles.
En cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012, PROAGROCAFÉ S.A.S. podrá almacenar en sus bases de datos, información sensible, siempre y cuando cuente con autorización previa del Titular.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores, empleados, exempleados, o de cualquier persona con la cual PROAGROCAFÉ S.A.S. haya tenido o tenga en el futuro una relación permanente u ocasional, lo realizará de conformidad con las disposiciones legales que regulan la materia.
PROAGROCAFÉ S.A.S. someterá la información contenida en sus bases de datos a tratamientos tales como recolección, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, utilización, sistematización, intercambio, actualización y organización.
El tratamiento de los datos personales de los Titulares por parte de PROAGROCAFÉ S.A.S. tiene como finalidad la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, civil, operativa, y del talento humano, así como también el cumplimiento de los deberes legales.
Para el cumplimiento de sus relaciones comerciales, civiles y laborales, PROAGROCAFÉ S.A.S. conserva la información de proveedores, clientes, empleados y exempleados.
PROAGROCAFÉ S.A.S. conservará sus bases de datos indefinidamente, mientras desarrolle su objeto y durante el tiempo que sea necesario, para dar cumplimiento a las obligaciones de carácter legal, especialmente las obligaciones contables y laborales. Sin embargo, los datos se podrán eliminar en cualquier momento, si así lo solicita el Titular, siempre y cuando con esta eliminación no se violen disposiciones legales o contractuales.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos sensibles cuando:
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
- El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El tratamiento de información autorizado por la Ley, que tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
Los Titulares de la información personal tendrán los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PROAGROCAFÉ S.A.S. como responsable del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROAGROCAFÉ S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo cuando expresamente se exceptúe la autorización como requisito para el tratamiento.
- Ser informado por PROAGROCAFÉ S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, PROAGROCAFÉ S.A.S. asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
DEBERES DE PROAGROCAFÉ S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROAGROCAFÉ S.A.S. actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridady privacidad de la información del Titular.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
- Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentre autorizado el tratamiento de sus datos.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Usar los datos personales del Titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”, una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
PROAGROCAFÉ S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales, para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
La autorización a PROAGROCAFÉ S.A.S., para el tratamiento de los datos personales también será otorgada por:
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Medio para otorgar la autorización:
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El formato de autorización será generado por la empresa y puesto a disposición del Titular.
Prueba de la autorización:
PROAGROCAFÉ S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará las acciones necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales, para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos, realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Revocatoria de la autorización:
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a PROAGROCAFÉ S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales, o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
PROAGROCAFÉ S.A.S. establecerá mecanismos sencillos o gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que la otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto PROAGROCAFÉ S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán éstos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, PROAGROCAFÉ S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se presenta al Titular la información relativa a la política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
- La identidad y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN:
Cualquier petición, queja o reclamo, relacionados con el manejo de datos personales, deberá ser enviada en forma escrita, a:
Entidad: PROAGROCAFÉ S.A.S.
Dependencia: Asistencia Administrativa y Financiera
Dirección: Carrera 5 No.13-46 Edificio El Café, Piso 13, Cali, Valle del Cauca
Email: proagrocafe@proagrocafe.com
Teléfono: 882 32 56 Extensión 217
CONSULTAS:
El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal, lo podrá hacer a través del correo electrónico proagrocafe@proagrocafe.com
Por solicitud del titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, PROAGROCAFÉ S.A.S. suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular.
PROAGROCAFÉ S.A.S. responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, PROAGROCAFÉ S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
RECLAMOS:
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante PROAGROCAFÉ S.A.S., para que su información personal sea objeto de rectificación, actualización, supresión o cuando considere que PROAGROCAFÉ S.A.S. incumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen. Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
Los reclamos deberán presentarse por escrito dirigidos a la dirección postal de PROAGROCAFÉ S.A.S. indicada anteriormente o al correo electrónico proagrocafe@proagrocafe.com
Los reclamos deben contener al menos la siguiente información:
- Identificación del titular, la cual debe ser acreditada en forma suficiente.
- Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo.
- Dirección del titular.
- Documentación que el Titular presente como prueba.
Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos, solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, que se hagan las correcciones necesarias. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará la solicitud, en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.
PROAGROCAFÉ S.A.S. responderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, PROAGROCAFÉ S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN
PROAGROCAFÉ S.A.S. suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
- Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Terceros autorizados por el titular o por la Ley.
PROAGROCAFÉ S.A.S. suministrará los datos personales a terceros, siempre que cuente con autorización del titular de la información, con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que recibe la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.
A todo tercero que por su relación con PROAGROCAFÉ S.A.S., se le encargue el tratamiento de datos personales, se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la Ley y la responsabilidad en el cumplimiento de ésta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
EXCEPCIONES
La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
- Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
VIGENCIA
La presente Política entra en vigencia a partir del 7 de octubre de 2016. PROAGROCAFÉ S.A.S. se reserva el derecho a modificarla en los términos y de conformidad prevista en la Ley.
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